Wir empfehlen die Verwendung eines aktuellen Browsers wie Firefox, Chrome oder Safari. Sollte es bei der Darstellung von OpenSlides in Firefox zu Problemen kommen, empfehlen wir stattdessen Google Chrome. Achtung: Der auf vielen Rechner noch vorhandene Microsoft Internet Explorer ist veraltet und sollte nicht verwendet werden!

Dein Benutzername entspricht der E-Mailadresse, die du bei der Anmeldung zur BV angegeben hast. Falls du dein Passwort vergessen hast, kannst du dir über die Funktion „Pass-wort vergessen“ ein neues zusenden lassen. Bei weiteren Problemen wende dich bitte an die Hotline (siehe unten).

Wir empfehlen die Verwendung der Zoom-Anwendung, da diese stabiler und zuverlässiger funktioniert.

Bitte überprüfe, ob dein Status auf „Anwesend“ gesetzt ist. Klicke dazu in OpenSlides links oben auf deinen Namen und prüfe, ob das Kontrollkästchen gesetzt ist.

Bitte beende die Sitzung und wähle dich erneut ein. Achte darauf, jeweils auf „Zulassen“ etc. zu klicken, wenn das Programm dich um Zugriff auf Kamera und Mikrofon bittet. Prüfe, ob du in Zoom das richtige Audiogerät ausgewählt hast (siehe Anleitung Hilfe bei Audioproblemen) und ob dein Lautsprecher/dein Mikrofon nicht vielleicht stummgeschaltet ist.

Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Zum einen in Windows (Lautsprecher-Symbol in der Taskleiste), zum anderen direkt an deinem Endgerät (bei Notebooks häufig eine separate Taste oder auf einer der F-Tasten).

• Zunächst einmal ist es wichtig, nicht benötigte Anwendungen im Hintergrund (insbesondere Streaming, Downloads, Cloud-Synchronisationen/Backups) zu beenden. Das gilt auch für weitere Geräte im gleichen Haushalt (Spotify, Netflix/Amazon Prime etc.).
• Prüfe bitte, ob eine VPN-Verbindung (z.B. zu einem Unioder Firmennetz) aktiv ist. Diese sollte getrennt werden, da sie die Bandbreite begrenzt.
• Ein kabelgebundener Anschluss an den Router (z.B. FritzBox) ist in der Regel schneller und stabiler als eine WLAN-Verbindung. Vielleicht reicht es aber auch, näher an den Router heranzugehen, um die Verbindung zu verbessern.

Da ist die Hilfe aller gefragt. Jede*r kann so dazu beitragen:

• Nimm niemals mit zwei Geräten im gleichen Raum gleichzeitig an der Zoom-Sitzung teil
• Verwende nach Möglichkeit ein Headset (Kopfhörer mit Mikrofon).
• Schalte dich stumm, wann immer du nicht spricht.
• Schalte Benachrichtigungstöne (z.B. von Emailprogrammen, Messenger-Diensten oder deinem Betriebssystem) aus
• Achte auf eine ruhige Umgebung

Übermittlung von Daten

Für die Teilnahme an unseren Veranstaltungen müsst ihr euch keinen Account auf der Herstellerseite (https://zoom.us/) registrieren oder euch dort anmelden, eine Teilnahme kann ohne so einen Account erfolgen. Bei einer Teilnahme können zu Beginn oder im Verlauf durch Zoom ein Name und/oder eine E-Mail-Adresse abgefragt werden.

Bei der Teilnahme an einer Veranstaltung über "Zoom" kann entweder die Client-Software oder der Browser verwendet werden. Die Verwendung im Browser erfordert keine vorherige Installation. Die beiden Varianten unterscheiden sich aber u.U. im Funktionsumfang und im Nutzungserlebnis. Eine Erläuterung findet ihr auf den Webseiten von Zoom Video Communications, Inc.: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/214629443- Zoom-web-client.

Wenn ihr „Zoom“ nutzt, ohne anderweitig (z. B. durch Registrierung oder Nutzung des Kontaktformulars) Daten zu übermitteln, werden im Zweifel automatisch über Server Logfiles technisch notwendige und nichtpersonenbezogene Daten erhoben. Diese so genannten „Verkehrs- und Nutzungsdaten“ sind unter anderem:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• Browsertyp
• Sprache und Version der Browsersoftware
• Betriebssystem
• Cookies

Darüber hinaus können während eines Meetings durch Benutzung der Funktionen von “Zoom” Daten übertragen werden, sobald ihr die entsprechenden Funktionen verwendet. Diese so genannten „Funktionsdaten“ sind u.a.:

• Name und E-Mail-Adresse
• Texte (u.a. Chat, Feedback, Fragen & Antworten)
• Videodaten
• Audio-/Sprachdaten
• Reaktionen der Teilnehmer („Handheben“, „Applaus“, Emojis etc.)
• Selbst gewählte Namen, Avatarbilder und Bildschirmhintergründe der Teilnehmer*innen Bildschirminhalte im Rahmen von Bildschirmfreigaben

Bei der Nutzung der Funktionen von „Zoom“ ist es deshalb möglich, dass personenbezogene Daten berührt werden, zum Beispiel wenn ihr eure Videokamera im heimischen Zimmer aktiviert. Damit sich daraus keine Verletzung eurer Rechte ergibt, und damit auch ihr nicht die Rechte anderer Teilnehmer verletzt, bitten wir euch, weitest möglich auf die Übermittlung dieser Daten zu verzichten.

Einsatz von Cookies

Zoom Video Communications, Inc. und seine Partner verwenden Cookies oder ähnliche Technologien zur Analyse von Trends, zur Verwaltung und Nachverfolgung der Nutzung während eures Besuchs auf deren Webseiten oder eurer Nutzung der Produkte und zur Sammlung von Informationen über euch, ferner wo ihr euch auf deren Webseite oder Produkte zugreift und wie ihr deren Produkte und Dienste verwendet. Nähere Informationen findet ihr in den Cookie Richtlinien: https://zoom.us/de-de/cookie-policy.html. Auf den Einsatz von Cookies durch “Zoom” haben wir keinen Einfluss.

Datenverarbeitung bei Zoom

Die Datenverarbeitung hat den Zweck eine digitale Bundes- und Mitgliederversammlung bereitzustellen. Sie soll die Angebote von uns so weit wie möglich ergänzen. Damit ist unter anderem die Möglichkeit verbunden, Video- und Audioübertragung durchzuführen, die Möglichkeit zur Diskussion mittels Videokonferenzen und Chat, oder die Möglichkeit Whiteboards zu zeigen und Dateien auszutauschen. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Konferenzen auf Basis von „Zoom“ stattfinden lassen zu können. Die Daten werden auch genutzt, um die Sicherheit und Stabilität des Systems zu gewährleisten.

Datenübermittlung in die USA

Im Rahmen des von uns genutzten Systems „Zoom“ erfolgt eine Datenübermittlung in die USA, da die Server von Zoom in den USA stehen. Zum Schutz Ihrer Daten hat der PWSG Aachen e.V. ein Data Processing Agreement (DPA) mit “Zoom“ abgeschlossen. Das DPA entspricht einer Vereinbarung über die Verarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO. In diesem wurden Standardvertragsklauseln einbezogen, die einen zusätzlichen Schutz für Ihre Rechte bieten sollen. Mit dem Abschuss es DPA hat de PWSG Aachen e.V. den Datenschutz dem Niveau unterworfen, der den europäischen Standards entspricht. Für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Hersteller des Systems “Zoom” ist verantwortlich:

Zoom Video Communications,

Inc. Eric Yuan 55 Almaden Blvd,

Suite 600 San Jose,

Kalifornien (95113), USA

Telefon: +1-888-799-9666 E-Mail: privacy@zoom.us

Notwendigkeit der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der genannten Daten ist für die Bereitstellung einer Webseite erforderlich und dient damit der Wahrung unserer berechtigten Interessen, der Realisierung der Bundesversammlung der PSG und der Mitgliederversammlung des PWSG e. V.. Ihr habt das Recht eure Einwilligung zur Verarbeitung von Funktionsdaten jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf führt zur Löschung eurer Funktionsdaten. Euren Widerruf richtet ihr bitte an das Bundesamt.

Weshalb Zoom?

Wir haben uns, bereits vor Beginn der Corona-Krise, mit verschiedenen Tools für Web-Meetings auseinandergesetzt und hierzu verschiedene Lösungen (u.a. GoToMeeting und Teams) ausprobiert.

Die für eine erfolgreiche digitale Bundesversammlung ausschlaggebenden Kriterien, die ein Tool erfüllen muss, sind insbesondere:

• eine auch bei großer Teilnehmerzahl stabile Konferenz
• eine möglichst einfache und intuitive Bedienung
• die Verfügbarkeit aller Funktionen auf allen Plattformen (Windows, Apple, etc.)
• das Vorhandensein bestimmter Funktionen wie z.B. Breakout-Sessions für Kleingruppen, nonverbale Kommunikation und die Möglichkeit für den Host, das Meeting optimal zu steuern.

Bei all diesen Kriterien hat sich Zoom als die für unsere Bedürfnisse beste Lösung herauskristallisiert.

Und was war da jetzt genau in den Medien?

• Die iOS-App beinhaltete ein Facebook-Plugin (wie es von vielen Apps verwendet wird), das Daten an Facebook übermittelt hat. Das Plugin wurde mittlerweile entfernt.
• Datenschutzerklärung: Die deutsche Übersetzung war mangelhaft und missverständlich, diese wurde mittlerweile korrigiert.
• "Zoombombing": Wenn Meetings, mit den falschen Einstellungen angelegt werden (z.B. ohne Passwortschutz) konnte man sich entweder durch Ausprobieren der Meeting-IDs oder öffentlich angegebene Links in fremde Zoom-Sessions einwählen (wie das auch bei jeder Telko geht, deren Daten veröffentlicht werden). Wenn dann noch das Meeting so konfiguriert ist, dass jeder Teilnehmende seinen Bildschirm teilen kann, können unerwünschte Inhalte allen Teilnehmenden angezeigt werden. Zoom hat die Standard-Einstellungen mittlerweile angepasst, darüber hinaus verwenden wir in der PSG ein noch strengeres Set an Standard-Einstellungen für unsere Meetings.
• Aufmerksamkeitstracking: In bestimmten Versionen von Zoom konnte der Moderator einstellen, dass ihm angezeigt wird, wenn ein Benutzer Zoom nur im Hintergrund ausführt (und so dem Meeting nicht aufmerksam folgt). Dieses Feature war standardmäßig deaktiviert und wurde mittlerweile komplett entfernt.
• Bei der Softwareinstalltion auf dem Mac hat Zoom "zur Erleichterung der Bedienung" Benutzername und Passwort des Benutzerkontos lokal auf dem Mac zwischengespeichert. Dies ist anfällig für Phishing-Attacken und kann dann missbraucht werden, wenn ein Angreifer bereits Zugang zum Rechner des Benutzers hat. Dieser Fehler wurde mittlerweile behoben.
• Zugangsdaten: Es ist bereits lange bekannt, dass aus Angriffen auf andere Plattformen (z.B. aus dem LinkedIn-Angriff 2012) hunderttausende Logindaten im Darknet käuflich zu erwerben sind. Wenn ein Benutzer seine Zugangsdaten bei mehreren Anbietern verwendet, kann es sein, dass die z.B. bei LinkedIn erbeuteten Zugangsdaten auch bei Zoom verwendet werden können. Dies hat aber gar nichts mit Zoom zu tun, sondern mit den Hacker-Angriffen auf die anderen Anbieter. Grundsätzlich sollten für jeden Dienst eigene Passwörter verwendet werden.
• Ein weiteres Problem betraf sogenannte UNC-LInks. Hier konnte ein Teilnehmer eines Zoom-Meetings Links zu potenziellem Schadcode über die Chat-Funktion versenden. Dieses Problem konnte ausgenutzt werden, wenn der Angreifer Teilnehmer des gleichen Zoom-Meetings war und der Benutzer den Link aktiv angeklickt hat. Mittlerweile wurde das Problem behoben.

Weitere Infos findet ihr hier:

• Es gibt von Zoom eine ausführliche Doku, zum Einstieg empfehlen wir die sehr ausführliche Datenschutzrichtlinie: https://zoom.us/de-de/privacy.html
• Die Humboldt-Universität Berlin hat eine ausführliche Seite zum Datenschutz bei Zoom zusammengestellt: https://www.cms.hu-berlin.de/de/dl/multimedia/bereiche/tele/zoom/sicherheit
• Unabhängige, ausführliche Einschätzung eines auf Datenschutz spezialisierten Rechtsanwalts: https://www.datenschutz-guru.de/zoom-ist-keine-datenschleuder/

Wichtig für die digitale Bundesversammlung ist:

• Zoom erfüllt die Vorgaben der DSGVO
• Wir haben Zoom entsprechend der aktuellen Datenschutz-Empfehlungen konfiguriert
• Zoom geht mit dem Thema Datenschutz inzwischen sehr offen um und hat auf die bekanntgewordenen Schwachstellen umfassend reagiert (s.o.).