Anleitungen

1.1 ZUGANGSDATEN & ÜBERSICHT DER TOOLS

Welche Zugangsdaten muss ich erhalten haben, um an der digitalen BV teilzunehmen?

Ihr solltet im Vorfeld folgende Zugangsdaten erhalten haben:

  • Zoom-Link inkl. Passwort für den BV
  • Zugangsdaten OpenSlides
  • Zugandsdaten Polyas für die Wahlen (nur Stimmberechtigte)

Falls dir von diesen Dingen bis zum 14.05. etwas fehlt, führe bitte folgende Schritte aus:
1. Prüfe, ob die Mail in deinem Spam-Ordner gelandet ist.
2. Falls nicht erfolgreich: Schreibe eine Mail an bv@pfadfinderinnen.de

 

1.2 EINRICHTUNG VON ZOOM

Teilnahme an der Videokonferenz

  1. Im Vorfeld müsst ihr Zoom installieren. Dies funktioniert für den PC über folgenden Link: https://zoom.us/support/download
    Für die Teilnahme am Handy oder Tablet müsst ihr zunächst die Zoom App herunterladen.
  2. Klicke nun auf den Zoom-Link in der jeweiligen Einladungs-E-Mail.
  3. Es öffnet sich ein Bild im Browser. Klicke hier auf den Button „Zoom öffnen“
  4. Wenn ihr Zoom das erste Mal an diesem Gerät nutzt, werdet ihr nach eurem Namen gefragt. Gibt dort bitte im Folgenden Format eure Daten an: Vorname Nachname, Diözese/Funktion (Dies ist besonders wichtig, damit wir euch identifizieren können).
  5. Danach öffnet sich ein Fenster und fragt bezüglich der Audioteilnahme. Klickt hier auf „Per Computer dem Audio beitreten“. Dadurch verbindet sich der Computer mit dem Audiogeschehen bei Zoom.

 

Hinweis: Bekannt gewordene Sicherheitslücken in der Client-Software sind mit dem aktuellen Update behoben. Aus diesem Grund ist es wichtig, immer eine aktuelle Software installiert zu haben.

 

Umbenennen in Zoom

Falls ihr bereits mit einem anderen Namen in Zoom angemeldet seid, könnt ihr diesen während der Veranstaltung folgendermaßen ändern: Geht unten auf „Teilnehmer“ und klickt rechts neben eurem Namen auf „Mehr“ und „Umbenennen“.

 

Ausweichmöglichkeit: Teilnahme an der Konferenz per Telefon

Solltet ihr Probleme bei der Audioteilnahme per Computer haben, gibt es die Möglichkeit euch per Telefon einzuwählen. Die telefonische Einwahl sollte allerdings nur zusätzlich zur Einwahl über einen Rechner genutzt werden. Nur in Notfällen und in Absprache mit dem Vorbereitungsteam genügt eine alleinige Telefoneinwahl.

In Zoom könnt ihr dies wie folgt einstellen: Achte darauf, dass als Land Deutschland ausgewählt ist, rufe die Nummer an und folge den Instruktionen:

Darstellung in Zoom

In Zoom seht ihr das übertragende Projektorbild. Wir empfehlen euch die Teilnehmerliste und das Chatfenster permanent einzublenden. Unten links könnt ihr euer Audio und euer Video ein und ausschalten.

Du kannst oben rechts zwischen der Sprecheransicht (nur die aktuell sprechende Person wird neben dem übertragenen Projektorbild angezeigt) oder der Galerieansicht (alle werden angezeigt) wechseln.

 

 

Wir empfehlen Zoom nicht im Vollbildmodus auszuführen, da sonst der Chat und die Teilnehmendenliste nicht sichtbar sind. Um den Vollbildmodus zu verlassen, klicke in die Schaltfläche oben rechts. Hast du zwei Monitore empfehlen wir, auf dem einem Zoom und auf dem anderen OpenSlides geöffnet zu haben.

 

Mikrofon

Normalerweise ist der Ton der Delegierten und Gäste deaktiviert! Dieser darf nur nach Aufforderung durch die Moderation eingeschaltet werden.

 

Nonverbale Kommunikation

Über die Reaktions-Buttons „Applaus“ und „Daumen hoch“ kannst du Zustimmung zu Themen zeigen. Alternativ kannst du in der Teilnehmerliste ein nonverbales Feedback geben, das wiederum in der Teilnehmerliste angezeigt wird. Wir nutzen diese Möglichkeit um Stimmungsbilder einzuholen.

1.3 OPENSLIDES

Teilnahme in OpenSlides

  1. Öffne https://pfadfinderinnen.openslides.com/
  2. Gebe hier die Log-In Daten ein, die du per E-Mail bekommen hast.
  3. Mit dem Klick auf "Anmelden" gelangst du nun zu OpenSlides.

 

Aufteilung des Bildschirms

Über die Navigationsleiste links können die einzelnen Module von Openslides aufgerufen werden. Sollte das Menü nicht anzeigt werden, klicke stattdessen auf die drei Striche ("Burger-Menü").

1.4 ANWESENHEIT UND BESCHLUSSFÄHIGKEIT

Anwesenheit erfassen (NUR Stimmberechtigte haben diese Funktion)

  1. Klicke links oben links in OpenSlides auf deinen Namen
  2. Aktiviere das Kontrollkästchen "Anwesend"

Wenn du die Versammlung für eine längere Zeit (Faustregel: länger als 10 Minuten) oder dauerhaft verlässt, musst du deine Stimmkarte abgeben.

 

Feststellung der Beschlussfähigkeit

Wir werden zu Beginn der Tagungsblöcke die Anwesenheit der Delegierten überprüfen. Hierzu müssen alle Delegierten ihre Anwesenheit mitteilen ("Anwesend" klicken). Bei jeder Abstimmung und jeder Wahl erfolgt automatisch die Feststellung der Beschlussfähigkeit anhand der Anzahl der abgegebenen Stimmen.

1.5 WORTMELDUNG

Wie auch bei physischen Bundesversammlungen führen wir eine chronologische Redeliste.

 

Auf die Redeliste setzen

Wähle in OpenSlides den Menüpunkt "Aktuelle Redeliste" aus:

Hier kannst du dich nun selbst zur Redeliste hinzufügen. Sobald du an der Reihe bist, wird die Versammlungsleitung dich aufrufen. Bitte lasse so lange dein Mikrofon stummgeschaltet!

 

Notfall-Prozess

Falls du dich nicht selbst auf die Redeliste setzen kannst, kannst du dich ausnahmsweise auch vom Technik-Team daraufsetzen lassen: Klicke in der Zoom-Fußleiste auf das Chat-Symbol. Schreibe in das Chatfenster "Redebeitrag" und sende deine Nachricht mit drücken der Enter-Taste ab: Achte dabei darauf, dass bei Versenden an "Alle" ausgewählt bist, falls du zuvor private Unterhaltungen geführt hast.

1.6 DISKUSSION IN KLEINGRUPPEN

Bei Bedarf wird die Moderation die Versammlung in Kleingruppen mit Hilfe von „Break-Out Sessions“ in Zoom einteilen, um vertieft zu Themen zu diskutieren.

Es ist jedoch nicht möglich, dass ihr in eurer Delegation Breakout-Sessions abhalten könnt.

Für Absprachen innerhalb eurer Delegation nutzt bitte einen separaten Kanal, z.B. eine Messenger-Gruppe.

1.7 WAHLEN UND ABSTIMMUNGEN

Sobald die Abstimmung oder die Wahl gestartet ist, wird ganz oben im OpenSlides Fenster ein gelber Balken mit dem Hinweis auf die Abstimmung angezeigt. Klicke in das gelbe Feld, um zur Wahl/Abstimmung zu gelangen.

 

Abstimmungen

Über die Abstimmungsschaltflächen kann nun über den Antrag abgestimmt werden. Es folgt eine letzte Bestätigung, danach kann die Abstimmung nicht mehr geändert werden. Nach Abschluss des Wahlgangs werden die Abstimmungsergebnisse angezeigt. Bei offenen Wahlen kann mit einem Klick auf das Auge eine Auflistung der Einzelstimmen angezeigt werden.

 

Wahlen

Kandidat*innen-Liste

Wähle in der Navigationsleiste den Punkt Wahlen und dann die gewünschte Wahl aus. Dort kannst du dich entweder selbst hinzufügen oder eine*n Kandidat*in vorschlagen.

 

Abstimmung

Nachdem die Vorschlagsphase beendet ist, startet der Wahlvorgang. Es erscheint dann ganz oben im OpenSlides Fenster ein gelber Balken mit dem Hinweis auf die Abstimmung. Klicke in das gelbe Feld, um zur Wahl zu gelangen. Abhängig von der jeweiligen Wahl können nun eine oder mehrere Personen gewählt werden, auch eine Enthaltung ist möglich. Zur Abgabe der Stimme muss der blaue Button "Stimme(n) jetzt senden" gedrückt werden.

 

Nach Abschluss des Wahlgangs werden die Abstimmungsergebnisse angezeigt.

 

Geheime Wahl / geheime Abstimmung

Grundlagen

Jede*r Delegierte hat das Recht, eine geheime Abstimmung bzw. eine geheime Wahl zu verlangen. Sobald ein*e stimmberechtigte Person dies fordert, muss eine Wahl geheim durchgeführt werden.

 

Umsetzung

Da eine "spurenlose" Kommunikation über das Internet nicht ohne weiteres möglich ist und OpenSlides dies nicht unterstützt, werden geheimen Abstimmungen, die im Vorfeld bekannt sind über das Tool kostenpflichtige Polyas durchgeführt. Werden darüber hinaus geheime Wahlen beantragt, wird nach der Bundesversammlung ein Briefwahlverfahren durchgeführt. Dies bedeutet auch, dass die Ergebnisse solcher Abstimmungen erst nach der Bundesversammlung bekannt gegeben werden können.

 

Alternativen

Als Alternative zur geheimen Wahl/geheimen Abstimmung bieten wir im Rahmen der digitalen Bundesversammlung die nicht-namentliche Abstimmung an. Im Gegensatz zur namentlichen Abstimmung kann hierbei das Abstimmverhalten einzelner Delegierter in OpenSlides nicht angezeigt werden (damit entfällt aber auch eine Kontrollfunktion der Versammlung, weshalb dieses Wahlverfahren nicht standardmäßig angewandt wird). Die nicht-namentliche Abstimmung erfüllt jedoch nicht die gesetzlichen Ansprüche an eine geheime Wahl, das bedeutet, dass das Abstimmverhalten möglicherweise anhand von Server-Protokollen oder abgehörtem Datenverkehr nachvollzogen werden kann.

Die nicht-namentliche Wahl kann anstatt der geheimen Wahl als GO beantragt werden.

1.8 ÄNDERUNGSANTRAG STELLEN

Änderungsanträge werden über Antragsgrün gestellt. Zu den jeweiligen Anträgen in Antragsgrün gelangt ihr auch über OpenSlides.

Klicke dazu Auf den Antrag, zu dem ein Änderungsantrag gestellt werden soll und wähle rechts „Änderungsantrag stellen“ aus. Anschließend können im Antragstext Änderungen vorgenommen werden, die automatisch farblich gekennzeichnet werden. Zudem könnt ihr noch eine eigene Begründung für euren Änderungsantrag hinzufügen.

1.9 ANTRÄGE ZUR GESCHÄFTSORDNUNG

Anträge zur Geschäftsordnung beeinflussen den Ablauf der Versammlung. Sie werden außerhalb der Redeliste als unmittelbar nächste Wortmeldung behandelt.

 

Stellen eines Antrags zur Geschäftsordnung

Schreibe in den Zoom-Chat "GO-Antrag auf" gefolgt von dem Antrag, den du stellen möchtest, also z.B. "GO-Antrag auf Schließung der Redeliste". Achte dabei darauf, dass bei Versenden an "Alle" ausgewählt ist, falls du zuvor private Unterhaltungen geführt hast.

 

Notfall-Prozess

Sollte die Chat-Funktion nicht verfügbar sein oder der GO-Antrag trotz Anmeldung im Chat nicht aufgerufen werden, gilt folgender Notfall-Prozess: Rufe die technische Hotline an oder schicke eine E-Mail an bv@pfadfinderinnen.de und bitte dort deinen GO-Antrag weiterzugeben.

 

Gegenrede gegen einen Antrag zur Geschäftsordnung

Anträge zur Geschäftsordnung gelten als angenommen, sofern keine Gegenrede erfolgt.

Die Gegenrede gegen einen Antrag zur Geschäftsordnung erfolgt ebenfalls über den Zoom-Chat. Schreibe dazu in den Chat "Gegenrede", dann wird dich die Moderation aufrufen, um die Gegenrede zu begründen. Achte auch dabei darauf, dass bei Versenden an "Alle" ausgewählt ist. Anschließend wird der GO-Antrag sofort über OpenSlides abgestimmt.

1.10 ÄNDERUNGEN IN DER DELEGATION

Bitte teilt die Änderung an der Delegation per Mail an bv@pfadfinderinnen.de mit.

1.11 HILFE BEI AUDIOPROBLEMEN

Du hörst keinen Ton? Dein Gegenüber hört dich nicht?

  1. Stummgeschaltet?
  • Prüfe, ob du versehentlich in Zoom stummgeschaltet bist (dein Mikrofon unten links durchgestrichen ist)
  • Prüfe, ob du versehentlich in Windows stummgeschaltet bist oder dein Ton aus ist.
  • Prüfe, ob du versehentlich die Audioausgabe an deinem Endgerät deaktiviert hast (bei Notebooks häufig mit einer eigenen Taste oder einer F-Taste möglich!)
  1. Richtiges Audiogerät gewählt?

Prüfe, ob du das richtige Audiogerät ausgewählt hast. Klicke dazu in Zoom auf den Pfeil neben dem Mikrofon und wähle den richtigen Lautsprecher und Mikrofon aus.

  1. Audio testen

Teste dein Audiogerät, in dem du in Zoom auf den Pfeil neben dem Mikrofon klickst und „Lautsprecher & Mikrofon testen“ auswählst. Folge den entsprechenden Anweisungen.

  1. Ausweich-Möglichkeit: Einwahl per Telefon

Solltest du dein Problem auf diese Art und Weise nicht lösen können, kannst du dich alternativ zusätzlich per Telefon einwählen (s. Einrichtung von Zoom).

 

Der Ton ist abgehackt oder stark verzögert?

Zunächst einmal ist es wichtig, nicht benötigte Anwendungen im Hintergrund (insbesondere Streaming, Downloads, Cloud-Synchronisationen/Backups) zu beenden. Das gilt auch für weitere Geräte im gleichen Haushalt (Webradio, SpotifyIP-TV, Netflix/Amazon Prime etc.).

Prüfe bitte, ob eine VPN-Verbindung (z.B. zu einem Uni- oder Firmennetz) aktiv ist. Diese sollte getrennt werden, da sie die Bandbreite begrenzt.

Ein kabelgebundener Anschluss an den Router (z.B. FritzBox) ist in der Regel schneller und stabiler als eine WLAN-Verbindung. Vielleicht reicht es aber auch, näher an den Router heranzugehen, um die Verbindung zu verbessern.

Verhaltensregeln

2.1 GRUNDSÄTZLICHE REGELN FÜR ONLINE-MEETINGS

Mute is cute

Am besten schaltet ihr eure Mikros bereits beim Eintreten in den Konferenzraum auf stumm. Während der gesamten Versammlung gilt auf stumm schalten, solange ihr nicht redet. Dafür gibt es in der Bedienleiste von Zoom am unteren Rand des Fensters ein Symbol mit einem durchgestrichenen Mikrofon. Das bedeutet, dass ihr erst nach Aufforderung der Moderation zu sprechen beginnt.

 

Videos ausstellen

Wenn ihr merkt, dass die Videos der anderen oder euer eigenes „einfrieren“ oder komisch wackeln, liegt das an der überlasteten Internetkapazität. Wenn dies eintritt, schaltet ihr selbstverständlich euer Video aus.

 

Klare Aussagen

Grundsätzlich sollten Redebeiträge immer überlegt und möglichst kurz sein. Kurz heißt ca. 1-2 Minuten. Dies ist insbesondere bei der digitalen BV wichtig, damit können wir es schaffen, alle Themen in der vorgesehenen Zeit zu behandeln. Denkt daran, dass man sich in einer Videokonferenz nicht immer unbedingt sehen kann, so dass non-verbale Kommunikation untergehen kann. Bitte versucht eure Anliegen deswegen so klar und sachlich wie möglich zu formulieren, damit Missverständnisse vermieden werden können.

 

Respektvolles Miteinander

Natürlich gilt auch bei einer Online-Versammlung, dass wir respektvoll miteinander umgehen. Das heißt zum Beispiel keine persönlichen Angriffe im Chat oder mündlich, sich gegenseitig ausreden lassen und die Aufforderungen der Moderation nachkommen.

2.2 SPEZIELLE REGELN FÜR DIE DIGITALE BUNDESVERSAMMLUNG DER PSG

Die Moderation hat die Mikrofongewalt in Videokonferenztool (Zoom).

Das bedeutet die Moderation (als Host) kann die Mikrofone und Kameras an- und ausschalten. Sollte sie eure Mikrofone/Kameras ein- oder ausschalten, informiert euch das System darüber bzw. fordert euch zu einer Bestätigung auf. Dies dient vor allem dazu, sicherzustellen, dass wir Hintergrundgeräusche vermeiden können und die Sprechenden immer gut zu hören sind.

 

Chat "an alle" nur für Versammlungsangelegenheiten verwenden

Bei Zoom gibt es die Möglichkeit, in einem Chat an alle Teilnehmenden der Versammlung Nachrichten zu versenden. Bitte verwendet diesen Chat nur für Versammlungsangelegenheiten wie Geschäftsordnungs-Anträge (GO-Anträge), Gegenrede zu einem GO-Antrag, Einreichen von Kandidat*innenvorschlägen und den Notfall-Prozess Wortmeldung, damit wir immer den Überblick behalten können. Alle inhaltlichen Beteiligungen laufen als mündliche Wortbeiträge über die Redeliste.

 

Sprecht euch in der Delegation vorher ab

Da ihr in eurer Delegation nicht wie sonst nebeneinandersitzt, solltet ihr euch im Vorhinein absprechen, wer zu welchem Thema in der Versammlung einen Wortbeitrag abgeben möchte. Zudem solltet ihr auch eine Kommunikationsmöglichkeit während der Versammlung einrichten, um euch kurzfristig absprechen zu können. Das kann z.B. eine Messenger-Gruppe sein.

 

Ich muss mal weg - was jetzt?

Für alle stimmberechtigten Delegierten gilt: wenn ihr die Versammlung oder euer Endgerät, das ihr für die Teilnahme an der BV nutzt (z.B. Computer, Tablet, etc.), kurzzeitig verlasst, prüft kurz, ob eine Abstimmung unmittelbar bevorsteht. Wenn kein Wahlgang bevorsteht und ihr seid nur kurz weg, müsst ihr nichts machen. Falls ihr länger weg seid, müsst ihr eure Stimme zurückgeben.

 

Sparsamer Umgang mit Änderungsanträgen

Zu guter Letzt: Bitte überlegt genau, ob ein Änderungsantrag wirklich nötig ist, insbesondere, wenn es um sprachliche Feinheiten geht. Denkt daran, dass ihr bereits im Vorfeld der Versammlung die Möglichkeiten habt über Antragsgrün (https://psg.antragsgruen.de/) Änderungsanträge zu stellen. Dies beschleunigt die Diskussion in der Großgruppe.

 

Wer spricht da eigentlich?

Bitte nennt vor jedem Wortbeitrag euren Namen und Diözesanverband bzw. Funktion, damit auch jede*r (insbesondere der Protokollant) weiß, wer gerade spricht.

 

Weitere Informationen findet ihr auf der Homepage: https://www.pfadfinderinnen.de/br-2021.html und bei Fragen könnt ihr euch gerne an bundesvorstand@pfadfinderinnen.de wenden.